Den Firmenwagen privat nutzen

Immer mehr Führungskräfte in Deutschland profitieren von einem Firmenwagen, den sie auch privat nutzen.  Der Dienstwagen stellt dabei eine beliebte Alternative zur Gehaltserhöhung oder ein zusätzlicher Anreiz zum regulären Gehalt dar und ist somit ein echter geldwerter Vorteil. Um Fachkräfte zu rekrutieren bedarf es heute in vielen Fällen mehr, als ein angemessener Lohn, weshalb Arbeitgeber meist auf geldwerte Vorteile zurückgreifen müssen. Allerdings kann sich ein Firmenwagen für jeden Mitarbeiter lohnen. Bei privater Nutzung des Firmenwagens durch Arbeitnehmer, müssen verschiedene Regelungen beachtet werden.

Das macht den Firmenwagen zum geldwerten Vorteil

Ein geldwerter Vorteil ist eine Art Vergütung, die der Arbeitgeber über das reguläre Gehalt hinaus als Anerkennung für die geleistete Arbeit auszahlt – allerdings nicht in Form von Geld. Hierbei handelt es sich um eine Sachleistung, z.B. in Form eines Laptops, eines Firmenwagens oder Gutscheine. Der Firmenwagen ist dabei eine sehr häufige Variante. Je nach Sachleistung stellt der Betrieb diese kostenlos oder günstiger zur Verfügung. Nutzungswerte werden über die Gehaltsabrechnung vom Finanzamt versteuert, es sei denn sie ist von der Steuer befreit.

Firmenwagen privat nutzen – das ist zu beachten!

Ob das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zugerechnet wird oder als Privateigentum des Arbeitnehmers gilt, ist im Arbeitsvertrag geregelt. Im Dienstwagen-Überlassungsvertrag wird festgehalten, ob das Fahrzeug auch für Privatfahrten oder z.B. auch Urlaubs-Fahrten verwendet werden darf.

Grundsätzlich gilt, bei Privatnutzung ist ein Firmenfahrzeug steuerpflichtig! Bei der Versteuerung wird der geldwerte Vorteil dem Bruttolohn hinzugerechnet, bei Gehaltsabrechnung dem Nettolohn wieder abgezogen. Im Rahmen der Steuererklärung kann der geldwerte Vorteil als „Steuerpflichtiger Arbeitslohn, von dem kein Lohnsteuer Abzug vorgenommen worden ist“ eingetragen werden.

Bei Erhalt eines Firmenwagens geht das Finanzamt automatisch von einem privaten Nutzungsanteil des Arbeitnehmers aus. Hat das private Fahrzeug allerdings einen vergleichbaren Gebrauchswert wie der Dienstgwagen, kann diese Annahme widerlegt werden.

Steuern zahlen für den Firmenwagen

Um den Nutzungswert angemessen zu versteuern, stehen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:

• Die pauschale 1-Prozent-Regelung
• Die Fahrtenbuchmethode

Je nach Privatanteil legen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils zum Beginn des Jahres fest, welche Methode zur Anwendung kommt. Laut Bundesfinanzhof ist ein Wechsel für ein Fahrzeug mitten im Jahr nicht möglich.

Grundsätzlich wird die Fahrtenbuchmethode bei geringem Anteil privater Nutzung empfohlen.

Für Dienstreisen, das heißt Reisen zu anderen Arbeitsstätten, können weder der Nutzungswert noch Werbungskosten geltend gemacht werden.

Steuerberechnung mit der 1-Prozent-Regelung

Die 1-Prozent-Regelung ist eine pauschal-Methode, bei der der Arbeitnehmer für Privatfahrten monatlich 1 Prozent vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs versteuert. Hier ist darauf zu achten, dass es sich um den Neupreis des Wagens handelt. Bei Gebrauchtwagen kann hierzu zum Beispiel die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung herangezogen werden. Rabatte, die dem Arbeitgeber beim Kauf geltend gemacht wurden, werden bei der Versteuerung des Bruttolistenpreises nicht berücksichtigt.

Diese Methode beinhaltet die Nutzung für Privatfahrten und Urlaubsfahrten des Arbeitnehmers, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte müssen allerdings anders verrechnet werden. Je nach Länge des Weges zur Arbeit kommen monatlich pro Kilometer 0,03 Prozent des Listenpreises hinzu.

Mit dem Fahrtenbuch den Firmenwagen sicher privat nutzen

Die Fahrtenbuch-Methode ermöglicht eine genauere Grundlage zur Ermittlung des geldwerten Vorteils. Hierbei werden nämlich alle Fahrten schriftlich erfasst, wodurch sich ein genauer Privatanteil errechnen lässt, der dann als Steuer-Grundlage dient.

Bei geringer privater Nutzung ist diese Methode für den Mitarbeiter von Vorteil, da durch die genaue Aufzeichnung der Fahrten Steuern gespart werden, während die 1-Prozent-Regelung die Privatfahrten monatlich pauschal abrechnet.

Fahrtenbuch richtig führen

Um den Nutzungswert beim Finanzamt geltend machen zu können, muss das Fahrtenbuch finanzamtkonform geführt werden. Darunter zählen folgende Regelungen:

• Angabe des PKW-Kennzeichens
• Kilometerstand
• Fahrten kategorisieren: betriebliche Fahrten, Privatfahrten, Arbeitsweg
• Privatfahrten präzisieren: Anzahl Entfernungskilometer, An- und Abfahrt bei
• Betriebsfahrten präzisieren: Datum, Kilometer, Standort – Ziel, Zweck der Fahrt, Kunde oder Geschäftspartner benennen

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Kosten sparen mit Firmenwagen – ein Vorteil für Arbeitgeber

Neben dem zu zahlenden Listenpreis fallen für Unternehmen bei Anschaffung eines Dienstwagens zunächst viele weitere Kosten an, unter anderem die KFZ-Steuer, Versicherungen, Abschreibungen und alle Kosten zur Unterhaltung des Fahrzeugs, wie z.B. Benzinkosten. Für Arbeitgeber sieht das erstmal für einen hohen Mehraufwand an Kosten aus, allerdings können Unternehmen diese als Betriebsausgaben abschreiben. Auch der Kauf eines Firmenwagens ergibt Vorteile, da die Umsatzsteuer vom Bruttolistenpreis bei Neukauf geltend gemacht werden kann.

Ein Dienstwagen ist daher sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter lohnenswert und stellt ein echter Anreiz neben dem Gehalt dar. Grundsätzlich können beide Parteien vorerst Kontakt zum Steuerberater aufnehmen, um sich die eigenen Vorteile ausrechnen zu lassen.

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